Czy ta sala jest zajęta?

Kiedy Robert Strzelecki po raz kolejny wszedł do – jak mu się wydawało – wolnej sali konferencyjnej i natknął się na spotkanie, w którym wcale nie zamierzał uczestniczyć, zaczął się zastanawiać, jak rozwiązać palące kwestie logistyczne. Zadanie nie było łatwe, bo w końcu – w wyniku połączenia z trzema lokalnymi firmami IT – w biurze pojawiło się w ciągu roku ponad 160 nowych pracowników, a powierzchnia głównej siedziby wzrosła kilkunastokrotnie. – Podczas spotkania z pracownikami stwierdziłem: Panowie, tak dalej być nie może, nie możemy cierpieć z powodu naszego rozwoju. Rozwiązanie problemu leży przed nami – wspomina Strzelecki. Na stole, oprócz kawy, każdy miał swój smartfon.

Prototyp

Wszystko zaczęło się od wewnętrznej potrzeby. Zespół szybko zidentyfikował główne problemy, z jakimi mierzy się na co dzień. Okazało się, że nie każdy do końca wiedział, gdzie jest biurko kolegi z innego piętra budynku, a czasami trzeba po prostu podejść i szybko coś omówić. Problemem były także wspomniane wcześniej sale konferencyjne. Funkcjonujące na rynku systemy rezerwacyjne nie posiadają spisu sprzętów. I tak dany zespół wędrował z jednej sali do drugiej, bo w jednej znajdował się zainstalowany rzutnik, a w innej prototyp, nad którym pracowano. Ważne okazały się także kwestie zaplecza socjalnego. Gdzie jest kuchnia? Gdzie toalety? Gdzie pokój socjalny? Każdy nowy pracownik zadawał te pytania. W ten sposób sami pracownicy zidentyfikowali podstawowe funkcjonalności aplikacji Zonifero. Prototyp powstał błyskawicznie, jednak zgodnie ze słowami Reida Hoffmana: „Jeśli nie jesteś zażenowany pierwszą wersją swojego produktu, uruchomiłeś ją zbyt późno”. W tym wypadku było podobnie.

Do pięciu razy sztuka

Aplikacja, mimo że na początku jej funkcjonalności były dość ograniczone, szybko zyskała popularność wśród pracowników. Powstała jej kolejna, ulepszona wersja, z rozszerzonymi możliwościami. Aplikacja m.in. zaczęła współpracować z zewnętrznymi czujnikami IoT (internet of things), pokazując np., czy dana sala konferencyjna jest zajęta. Jednak to ciągle nie był produkt, a raczej rozwiązanie na wewnętrzne potrzeby. Strzelecki myślał o komercjalizacji swojego wewnętrznego produktu. Świetną okazją do przetestowania tej koncepcji było pilotażowe wdrożenie dla firmy Thermo Fisher Scientific. Za tym testowym wdrożeniem przyszły kolejne zapytania o wykorzystanie Zonifero. – Jedna z agencji marketingowych w Londynie poprosiła nas o znalezienie rozwiązania na palący ich problem. Firma chciała skrócić czas, jaki pracownicy poświęcają na szukanie wolnych toalet. Na 8 kondygnacjach pracowały setki osób, które miały do dyspozycji po 4 toalety na piętro. Kończyło się to tym, że pracownicy biegali po piętrach w poszukiwaniu wolnych kabin – opowiada Strzelecki. Zespół zaproponował rozwiązanie w postaci czujników IoT, które miały informować pracowników, jakie toalety są aktualnie zajęte. Każde tego typu zapytanie od klientów przyczyniało się do poznania ich potrzeb i rozwoju potencjału samej aplikacji. Dziś powstaje jej piąta generacja, która jest już profesjonalnym narzędziem do zarządzania całym nowoczesnym biurowcem.

Skalowanie i elastyczność

Aplikacja z wewnętrznego wdrożenia przerodziła się w wielozadaniowe narzędzie. Można wykorzystywać ją zarówno do zarządzania biurowcem, pracą serwisantów, jak i do codziennej pracy firmy. – Dziś z perspektywy czasu zabrałbym się od razu za projekt na rynek – ocenia Strzelecki. – Jednak w tamtym czasie aplikacja spełniła swoją rolę i rozwiązała problemy organizacyjne firmy – dodaje. Z małego, wewnętrznego wdrożenia powstał poważny projekt, którego koszty opracowania przekroczyły obecnie 1 mln złotych. Dziś aplikacja stanowi niezbędne narzędzie office managera. Dzięki niej można zgłosić usterkę danego urządzenia, zarezerwować salę wraz z odpowiednim wyposażeniem czy zarządzać siatką urlopów. A to jeszcze nie wszystko. Aplikacja jest świetnym narzędziem wykorzystywanym podczas wdrażania nowych pracowników w życie firmy. Są oni w stanie samodzielnie poruszać się po budynku, bez problemu odnajdować każdą niezbędną dla siebie przestrzeń czy informacje o swoich kolegach. – Można powiedzieć, że z tą funkcjonalnością wróciliśmy do korzeni naszego pomysłu. Przecież właśnie nowi pracownicy byli inspiracją dla całego wdrożenia – przypomina Robert Strzelecki.

W służbie pracownikom

Aplikacja Zonifero to rozwiązanie, które stworzono na potrzeby konkretnego biura, jednak jej prawdziwy potencjał został bardzo szybko odkryty. Narzędzie to ewoluowało do całej grupy rozwiązań, idealnie wpisując się w najnowszy trend, czyli PROPTECH 3.0. Inteligentne, nowoczesne biuro to nie tylko systemy zarządzania infrastrukturą czy klimatyzacją. Dzięki Zonifero inteligentne rozwiązania służą poszczególnym użytkownikom, czyniąc pracę nie tylko komfortową, ale i wydajną. Kompleksowe rozwiązanie, w skład którego wchodzą aplikacje: Zonifero, Zonifero Services, Zonifero Lobby, Zonifero TV i Zonifero Passport, pozwala na lepszą komunikację, motywuje pracowników i pomaga lepiej zarządzać wspólną przestrzenią. Wszystkie rozwiązania są zintegrowane w jednym ekosystemie i uzupełniają się nawzajem, a ich modułowa konstrukcja pozwala na implementację w dowolnym środowisku. Pracownicy mogą korzystać z wszystkich funkcji Zonifero w ramach potrzeb, a dostępne są one w urządzeniu, z którym nikt dzisiaj się nie rozstaje, czyli smartfonie. – Zadowolony pracownik to dobry pracownik. A pracownik zadowolony i pozostający pod wrażeniem zaawansowania technologicznego swojej firmy to najlepszy pracownik – mówi krótko Strzelecki. Aplikacja Zonifero stanowi wartość dodaną, która przede wszystkim zainteresuje młodych i ambitnych specjalistów chcących pracować dla najlepszych firm. Pracownicy docenią też ład i porządek organizacyjny, jaki zapanuje w biurze dzięki aplikacji. Docenią to przede wszystkim osoby pracujące w dużych przedsiębiorstwach, gdzie niejednokrotnie korytarze i zakamarki stanowią prawdziwy labirynt.